Beter zakelijk mailen anno 2024
We mailen ons scheel en ergeren ons dagelijks aan alle ontvangers: lezen zij niet of zo? Hoezo komen ze terug met al die vragen? Dat stond toch in de mail? Aangezien zakelijk mailen nog steeds communicatiemiddel één is tussen bedrijven, Gen Z niet bekend staat om vrolijke telefoontjes en we kampen met personeelstekort in alle sectoren, geven we vandaag wat tijd- en ergernisbesparende taaltips voor zakelijke e-mails. Doe er je voordeel mee!
Gemiddeld ontvangt een beetje bureauwerknemer tussen de 20 en 100 mails per dag blijkt uit studies. Managers en directeuren zitten daarbij aan de bovenkant van deze digitaal verpakte woordenstroom.
Onderwerpregel, aanhef en eerste alinea
Wat moet ik doen of ga ik lezen als ik jouw mail open? Dat staat in de onderwerpregel. Voorbeelden vanuit ons zijn:
Idee! Blog over vrijwilligerswerk
Oeps, tweede (en laatste) herinnering factuur 1234
Hoezee, jouw tekst is af. Lees het snel
Geef je correcties voor 11 april aan ons door
Je kunt vrolijkheid en opportunisme prima combineren met een taak voor de lezer en een zakelijke boodschap zoals je ziet.
Uiteraard zijn er ook voorbeelden van slechte onderwerpregels:
(Geen onderwerp) - Dit komt er te staan als je niets typt en helpt jouw lezer niet
Update – waarover en vanuit welke fase in het proces?
Notulen 10 april – vast over de meeting waar ik bij was, maar wat zijn de hoogtepunten en welke actie wordt er van mij verwacht?
Samenwerking Het Laar – en dan met name wanneer we op mail 10 tot 20 in de mailsliert zitten. Wat is het actuele nieuws dat je brengt? Ook in jouw reply all is het nuttig de onderwerpregel actueel te houden
Blegh voor beste of geachte in je aanhef. Begin gewoon met Hi of Hallo. Dat is zakelijk genoeg en klinkt veel toegankelijker. Met zo iemand wil ik wel zakendoen. Noem hierna alle namen van de mensen die in de cc of bcc zitten. Zo weet iedereen wie er meeleest en dat kan veel ongemakkelijke situaties voorkomen.
En dan… begin sowieso enthousiast! Bedank de ander of vraag hoe het gaat. Hierna snel je direct door naar de kern van de mail. Vat in de eerste alinea samen waarover je het wil hebben.
Duidelijke taal in zakelijke mails
Zakelijk betekent doelgericht en je professioneel opstellen. Het betekent in ieder geval absoluut niet dat je oubollige woorden moet gebruiken.
U dient dit in te vullen > Vul dit in
Bijgaand verzend ik u de bijlage welke gaat over... > In de bijlage lees je meer over...
Naar aanleiding van > vanwege / na onze vergadering / omdat
Desalniettemin > toch
Krachtens uw algemene voorwaarden > In jouw algemene voorwaarden staat
Eigenlijk alles wat in de onderstaande mail staat mag jij niet meer doen!
De tekst in een zakelijke mail
Zakelijke communicatie draait om duidelijkheid.
Zorg voor korte zinnen
Maak alinea’s niet langer dan 50 woorden
Gebruik tussenkoppen
Gebruik opsommingstekens
Als je verwacht dat de lezer iets doet maak dit dan duidelijk. Dit kan bijvoorbeeld door een nieuwe alinea te beginnen met een activerende tussenkop:
Maak een afspraak
Zorg voor correcties
Lever ons input
Reageer voor 12 april
Let ook op jargon
Veel medewerkers mailen ook met dezelfde woorden als die ze op de afdeling gebruiken. Zo kun je in een mail verwijzen naar de AO, maar weet de ontvanger dat je dan de arbeidsovereenkomst bedoelt? Of je vertelt dat er een bwv op de zaak wordt gezet. Liever zie ik eerst een naam en hoor ik dan dat die persoon mijn bewindvoerder wordt.
Ons mooiste voorbeeld met direct resultaat bereikten we voor Connexie Payrol. Zij mailden ieder jaar in mei dat ‘de reservering’ klaarstond aan de 15.000 horeca-medewerkers die ze op de loonlijst hebben staan. Het leverde een stroom aan telefoons en mails met vragen op. Nu vertellen ze gewoon dat het vakantiegeld wordt overgemaakt. Helder voor iedereen en het scheelt heel veel uren overwerk.
Leer beter schrijven – ook zakelijke mails
Wanneer je beter zakelijk mailt scheelt dit ergernis aan ‘die domme mensen die jouw tekst niet lezen’ en heel veel tijd