Binnen een bedrijf ontstaat er snel vaktaal. Jullie weten allemaal precies wat je bedoelt als je onderling jargon gebruikt. En het is verleidelijk dit door te voeren in de communicatie met klanten of zakelijke relaties. Maar zij zullen wat minder gecharmeerd zijn van jouw professionele taal. Of het helemaal niet begrijpen.
Zeg wat je wil zeggen
Om de hete brij heen draaien. Veel dure woorden gebruiken maar weinig zeggen. Daar schiet je klant niks mee op. En jij ook niet. Sterker nog, het kost jullie allebei alleen maar extra tijd.
Een klant mailt je met een vraag waarop jij reageert. In vaktaal. In plaats van duidelijkheid, heeft die klant nu alleen maar meer vragen. En dus mailt ie terug. Was je die eerste keer nou maar helder geweest. Dat scheelt je enorm veel tijd.
Voorkomen is beter dan genezen
Jullie zijn doorgaans informeel in de omgang. Toch is het vakjargon er stiekem ingeslopen. Probeer het er dan nog maar eens uit te krijgen. Beter om het te voorkomen. Stel dan een duidelijke stijlgids op. Voor bestaande werknemers om de taal aan te passen. Nieuwe werknemers weten meteen waar ze aan toe zijn.
Consequent zijn
Een telefonische klantenservice. Chatmedewerkers. Mensen die de e-mails beantwoorden. Allemaal communiceren ze met je klant. En als het een beetje tegenzit, allemaal anders. Je hebt graag als bedrijf dezelfde stijl in alles wat je doet. Een klant die zowel telefonisch als via de chat vragen stelt, wil het gevoel hebben dat hij met hetzelfde bedrijf contact heeft.
Een stijlgids vertelt aan iedere medewerker hoe ze klanten aanspreken, welke taal vermeden moet worden en wat duidelijke antwoorden zijn.
Droge taal
Een stijlgids helpt iedere medewerker de juiste tone of voice naar de klant te gebruiken. Dat betekent niet dat je niet meer op jouw leuke, creatieve manier mag communiceren. Juist daarom onthouden klanten je. Maar verlies die stijlregels niet uit het oog als jij een leuk mailtje stuurt naar een klant of partner. Gebruik het gewoon als geheugensteuntje voor wat wel en niet oké is. En hoe je zou duidelijk mogelijk communiceert. Zo bespaar jij alleen maar tijd.
