Jij stuurt de klant een mail met informatie over de opdracht die je voor hem doet. Direct ontvang jij een bericht terug met drie vragen. Die vragen had je natuurlijk in de eerste mail al moeten beantwoorden. De verwarring kost tijd en staat een prettige werkrelatie in de weg. Voorkom dit. Heb je boodschap helder. Help de lezer door duidelijk te communiceren. Dat bespaart jou tijd en jouw klant voelt zich geholpen.
To the point
Brieven van gemeenten of de overheid zijn vaak meerdere kantjes. Het actiepunt dat relevant is voor de lezer verschijnt pas in de laatste alinea op pagina drie. Daar komt hij alleen niet want hij haakte al veel eerder af. Om daarna in blinde paniek met 34 vragen naar de communicatie-afdeling te bellen. En dat is precies waarom jij het beter doet.
Zet de belangrijkste boodschap of actie vooraan. Dat is meteen duidelijk. Draai niet om de hete brij heen en begin niet met een toelichting van twee pagina’s. Als de lezer na de belangrijkste boodschap behoefte heeft aan die extra uitleg, leest hij echt wel verder. Zo niet, dan is jouw belangrijke bericht toch aangekomen.
Voorkom irritatie
E-mails waarin verwezen wordt naar een vorig bericht. Een brief die jou herinnert aan een brief van maanden geleden. Irritant hè? Nu ben jij al een uur aan het zoeken in alle kasten naar die eerste brief. Jouw lezer vindt het net zo irritant als jij dit doet. Voorkom dat en help hem direct.
Je wilt dat de lezer direct geholpen is met jouw boodschap. Vragen direct tackelen. Een lezer achterlaten die weet wat hij moet doen. Maak je boodschap daarom volledig. Bedenk wat er allemaal bij het verhaal hoort. Moet je misschien verwijzen naar een dienst of product? Een telefoonnummer? Of een agenda waar de klant afspraken kan inplannen?
Tip: ook voor lezers die vijf jaar in het buitenland zijn geweest, verhuisd zijn of onder een steen hebben geleefd, moet jouw boodschap duidelijk zijn. Verwijs daarom nooit terug naar eerdere mails, brieven of berichten. Herhaal de boodschap daaruit nog eens. Zo zet je de lezer niet aan het zoeken maar geef jij hem direct alle informatie.
Makkelijk is duidelijk
Een duidelijk communicatiepad heeft niet alleen te maken met wat je vertelt. Ook met hoe je het vertelt. Je kunt namelijk je boodschap volproppen met jargon en onnodig wollig taalgebruik. Dan krijg je bijvoorbeeld dit:
Met dit schrijven informeren wij u over een belangrijke wijziging in de distributie van originele Opel onderdelen. (Van Mossel OPC Opel)
Hier haken lezers op af. Zeg gewoon wat je wilt zeggen. Zo dus:
Opel-onderdelen worden sinds kort anders geleverd dan u van ons gewend bent. Lees meer in deze brief.
Moeilijke woorden en lange zinnen laten geen expertise zien. De situatie uitleggen in korte, eenvoudige taal juist wel. Jouw lezer weet meteen wat je wilt vertellen en hoeft de boodschap niet eerst te ontcijferen.
Zet de eerste stappen op jouw duidelijke communicatiepad.
