Lastig hoor, met 200 medewerkers communiceren nu iedereen thuis zit. Probeer een hele afdeling maar eens tegelijkertijd achter de webcam te krijgen voor een meeting. En de meest efficiënte manier van iedereen op de hoogte stellen van de laatste updates heb jij nog niet gevonden. Gebruik je WhatsApp, Microsoft Teams, stuur je iedereen een mailtje of pak je liever de hoorn op?
Tip 1: Prioriteiten
Op dit moment draait communicatie om keuzes maken. Als je wilt, kan je ieder uur je werknemers vertellen wat er is veranderd aan de maatregelen. Maar dat we niet tot 6 april, maar tot 1 juni thuis moeten werken en afstand moeten houden, weten je collega’s ook. Een update daarover is niet nodig. Betekent een nieuwe maatregel iets concreet voor jouw bedrijf? Dan gaan er bellen rinkelen. Tijd om dat wel te communiceren.
Schrap meteen die eerste alinea waarin je vertelt wat er is verandert. Dat weten we ondertussen wel. En is bovendien niet interessant voor jouw medewerkers.
Tip 2: Ga voor duidelijkheid
Vandaag stuur je een mail naar alle medewerkers. Morgen app je alleen het hoofd van een afdeling. En vorige week gebruikte je nog Google Teams voor een mededeling. Je medewerkers weten niet meer waar zij moeten zijn voor het laatste werknieuws. Kies één kanaal en communiceer daar vandaan. Zo weet je personeel dat er niets nieuws te melden is, wanneer zij geen mail hebben.
Chatprogramma’s zoals Slack of Microsoft Teams zijn nu een ideale uitkomst. Met Google Hangouts en Zoom houd jij videovergaderingen. En komt je collega er even niet uit en is hulp ver weg? Met TeamViewer help jij hem of haar toch uit de brand. Wij vergaderen zelf iedere maandagochtend even via Microsoft Teams.
Tip 3: De nieuwsbrief
Een duidelijke manier van communicatie is de nieuwsbrief. Stuur er bijvoorbeeld iedere dag om 16.00 uur een met het laatste, relevante nieuws. Misschien is iedere dag niet nodig, maar kies voor een vast moment om informatie te verspreiden. En giet het in een overzichtelijke nieuwsbrief. Misschien vat je onderaan kort samen wat er allemaal de revue is gepasseerd de afgelopen weken. Maar blijf in je nieuwsbrief bij het nieuws, ga niet herhalen wat je al verteld hebt.
Tip 4: Wees eerlijk
Minister president Mark Rutte zei het al: “Feit is dat je in een crisis als deze met 50% van de kennis 100% van de besluiten moet nemen.” Dat geldt niet alleen voor de regering. Maar ook voor jou. Jij hebt ook niet alle wijsheid in pacht. Ben daar eerlijk over naar je personeel. Dat is geen zwakte, maar zorgt juist voor begrip wanneer alles morgen weer anders is.
Tip 5: Videobellen
De eerste keer verloopt vast niet soepel. Jouw microfoon werkt niet direct. De ander heeft een hoop ruis. Maar als die technische problemen eenmaal het raam uit zijn, zit er meerwaarde in videobellen. Als je normaal een belangrijke opdracht bespreekt met een collega of even gaat zitten voor een update, doe je dat ook face to face. Het is prettig om iemand te zien wanneer je overleg pleegt. Zelfs al is het via een beeldscherm.
Beperk het videobellen niet tot je collega’s. Ook opdrachtgevers vinden het fijn je te zien tijdens een gesprek. Wees een beetje creatief en doe dat kopje koffie nu met ze online.
Tip 6: Maak teams
Bij Door Lotje Getikt zitten we met maximaal zeven man op kantoor. Een online videovergadering is zo geregeld en werkt prima. Maar als jouw afdeling uit 50 man bestaat, werkt dat toch even anders. Laat alle afdelingshoofden online teams maken. Bijvoorbeeld de collega’s die aan hetzelfde project werken. Of hetzelfde thema behandelen. Houd je dan een groep van 10 mensen over, dan bel je een stuk prettiger.
Tip 7: Een positieve noot
Hoop doet leven. Vooral in onzekere crisistijd zoals deze. Steek je personeel daarom een hart onder de riem. Sluit je communicatie af met een positief bericht. Bijvoorbeeld hoe goed de noodgedwongen online vergaderingen gaan. Of dat de video intakegesprekken een goede optie blijken voor de toekomst.
Een nieuwsbrief voor interne crisiscommunicatie hebben wij zo getikt.
